Jobomschrijving
De Office Assistant biedt een allround ondersteuning aan de organisatie en medewerkers om te zorgen dat alles goed blijft draaien op kantoor. Hij of zij is onder meer verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken, kantoor- en receptiebeheer. Ook fungeert deze persoon als preventieadviseur voor het bedrijf, en dit voor het organiseren van heel het preventie en welzijnsbeleid op de werkvloer.
Dit zijn de voornaamste taken:
Receptiebeheer:
- Inkomende telefoongesprekken, postverzending, opvolging vergaderagenda, verwelkomen bezoekers, bezoekersregistratieboek;
- Eerste aanspreekpunt voor klanten, relaties en gasten;
- Zaalondersteuning: Onderhoud vergaderzalen, Demoruimtes, Opslagruimte, Keuken: alles in goede staat en goed georganiseerd houden;
- Klaarzetten van vergaderzalen voor de vergaderingen van de dag
- Regelen van catering en lichte versnaperingen voor meetings en events op kantoor
- Administratieve ondersteuning voor de organisatie van externe events op vraag van de Personal Assistant of de marketing/sales afdeling.
- Postbehandeling (inkomend/uitgaand)
- Organiseren van een postbakjes – systeem voor alle werknemers
- Documenten archiveren en de opslag opschonen, zowel fysiek als digitaal.
- Voor het nieuwe gebouw mee opzetten van een centraal telefoonsysteem met doorschakelfuncties.
Kantoorbeheer:
- Inkoop: aankopen voor keuken, hygiëne, kantoorbenodigdheden, logistieke benodigdheden…. voorraadrotatie beheren en opvolging
- Opvolgen en beheren van de diensten leveranciers voor beide gebouwen, zoals de kuisploeg, vuilbakkenbeheer, enz…
- Uitvoeren van verschillende administratieve taken op vraag van de verschillende departementen;
Preventiebeleid:
Welzijn en veiligheid garanderen van de werknemers staat hier centraal.
Preventieadviseur niveau 3 opleiding volgen en het volledige beleid voor Welzijn en veiligheid op het werk uitstippelen, voor het ganse bedrijf, momenteel voor de twee gebouwen, later voor het enige gebouw:
- Op basis van het verslag van de externe dienst van Preventie en in samenwerking met de externe preventieadviseur volgende op orde stellen:
- Risicoanalyse opstellen (algemene + psychosociale aspecten)
- Globaal 5 jaren preventieplan
- Jaaractieplan + uitvoeren van de beslissingen
- Procedure EHBO
- Noodplan + evacuatieprocedure + brandoefening organiseren
- Identificatiedocumenten beroepen en risico’s (werkpostenfiches) + alle chemische of fysische agentia (bijvoorbeeld kuisproducten) die op de werkvloer aanwezig zijn.
- Inventaris van machines, gereedschappen en installaties (bijvoorbeeld server room)
- Inventaris brandveiligheid voorzieningen
- Medische gezondheidstoezichten organiseren en de verslagen + registers hiervoor op orde houden
- Arbeidsongevallen procedure opstellen, communiceren, register bijhouden en meldingen maken
- Procedure voor pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk – in samenwerking met HR, verslagen en verklaringen bijhouden, procedure opvolging met de externe dienst voor preventie
- Verhuis mee regelen naar het nieuwe gebouw en alle veiligheidsvoorschriften en procedures aanpassen voor de nieuwe locatie.
Jouw profiel
- Een professionele, enthousiaste en vriendelijke houding bij het eerste contact is wel een vereiste.
- Je hebt goede mondelinge, schriftelijke en communicatieve vaardigheden, waaronder het vermogen om effectief en efficiënt te communiceren.
- Taalvaardigheid: Nederlands moedertaal, Engels vlot, Frans voldoende
- Microsoft office: Excell, Word, Outlook, Powerpoint – goede kennis van alle systemen
- Je bent georganiseerd, hebt het vermogen om te multitasken, je bent zelfgemotiveerd met het vermogen om effectief samen te werken in een dynamische omgeving waar tijdmanagement en prioriteringsvaardigheden essentieel zijn.
Wat bieden wij jou?
- Opleidingen die worden voorzien indien nodig:
- Preventieadviseur niveau 3 (6 dagen opleiding bij onze externe preventiedienst + jaarlijkse 1 daagse opfriscursus)
- Microsoft office tools: nodige opleiding om naar gevorderd niveau te gaan indien nodig.
- Een contract van onbepaalde duur met een marktconform salaris en competitieve extralegale voordelen (Maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, ecocheques).
- 20 vakantiedagen per jaar en 12 ADV dagen.
- De kans om je continu te ontwikkelen als professional, gekoppeld aan diverse opleidingsmogelijkheden.
- Jaarlijkse Secutec-teambuilding, omdat wij houden van een echte teamspirit!